Achtergrond en werkwijze
De gemeente Amersfoort stelt elk jaar een budget ter beschikking aan iedere wijk van de stad. Dat budget kan onder voorwaarden worden gebruikt voor activiteiten voor of ten behoeve van de wijk. De activiteiten kunnen variëren van een straatfeest tot een voetbaltoernooi, van een rommelroute tot een uitstapje voor senioren of het opknappen van een speelplek.
Sinds 2012 heeft elke Amersfoortse wijk hiervoor een stichting of vereniging. Deze beoordelen de aanvragen en kennen het uiteindelijke buurtbudget toe. Ook vertellen zij aan de wijk welke keuzes ze hebben gemaakt en waarom. De regels voor aanvragen verschillen per wijk. Voor dit doel is Zielhorst aangesloten bij de Stichting BIAN (BewonersInitiatieven Amersfoort-Noord). Voorlopig heeft de gemeente Amersfoort voor dit doel de nieuwe wijk Hoefkwartier ingedeeld onder Zielhorst. De Stichting BIAN vraagt de subsidie aan voor de wijk en legt ook achteraf verantwoording af aan de gemeente.
Helaas is de subsidie van de gemeente meestal niet voldoende om alle initiatieven te honoreren. De verantwoordelijkheid voor het verdelen van het buurtbudget ligt in Zielhorst/Hoefkwartier bij de Werkgroep Buurtbudget van het WBT. Deze werkgroep bepaalt de regels voor het aanvragen en declareren, vergadert over de aanvragen en beslist om de aanvragen al of niet, geheel of gedeeltelijk, toe te kennen.
Aanvragen voor 1 april
Een bijdrage uit het buurtbudget aanvragen kan aan de hand van het aanvraagformulier (zie onder ‘Documenten’ in de rechterkolom). Daarop staan ook de voorwaarden waaraan de aanvragen en de declaraties moeten voldoen. Eten en drinken kunnen nooit gesubsidieerd worden! Aanvragen moeten in principe voor 1 april van het jaar worden ingediend, met in elk geval de antwoorden op alle vragen van het formulier. Verder helpt het als er zoveel mogelijk informatie wordt toegevoegd over de begroting en over hoe de activiteit bijdraagt aan de leefbaarheid van Zielhorst (c.q. Hoefkwartier) voor zoveel mogelijk Zielhorsters (c.q. Hoefkwartierders).
Stuur het formulier, eventueel met bijlagen, naar buurtbudget@wijkzielhorst.nl. De contactpersoon krijgt via de e-mail een ontvangstbevestiging met een administratienummer voor de aanvraag. Zo snel mogelijk na 1 april komt de werkgroep bijeen om over de aanvragen te beslissen. Het spreekt vanzelf dat als een lid van de werkgroep persoonlijk betrokken is bij een aanvraag, dat lid niet meepraat en zeker niet mee-beslist over die aanvraag! Zodra de beslissing is gevallen, wordt de aanvrager daarvan op de hoogte gesteld en uitgenodigd voor een Wijknetwerkbijeenkomst, die meestal in de tweede helft van april wordt gehouden in ‘t Middelpunt. Tijdens die openbare bijeenkomst licht de Werkgroep Buurtbudget de verdeling van het buurtbudget toe en krijgen aanvragers de gelegenheid om hun activiteit te presenteren aan de andere wijkbewoners.
Toekenning van een bijdrage uit het buurtbudget in een jaar geeft geen garantie dat in het jaar erop weer een bijdrage zal worden toegekend! Buurtbudgetten moeten elk jaar opnieuw aangevraagd worden. Aanvragen die na 1 april binnenkomen, worden begin september beoordeeld, als er tenminste nog budget is of als er in de loop van het jaar budgetten zijn vrijgevallen, bijvoorbeeld door het niet doorgaan van een activiteit. Deze aanvragen vervallen per 31 december.
Declareer zo snel mogelijk
Zo snel mogelijk na de activiteit kunnen de toegekende kosten gedeclareerd worden met behulp van het declaratieformulier (zie onder ‘Documenten’ in de rechterkolom). De declaratie moet (liefst via de e-mail) worden ingediend door degene die bericht van de toekenning heeft gekregen (de contactpersoon van de activiteit), maar dat wil niet zeggen dat die persoon ook zelf alles moet voorschieten! Lever een declaratieformulier aan voor elke persoon of leverancier die geld moet (terug)krijgen. Stuur (foto’s, scans of pdf’s van) het volledig ingevulde formulier met bijbehorende bonnen naar buurtbudget@wijkzielhorst.nl. Mits de declaraties zijn voorzien van de bijbehorende bonnen of facturen worden zij binnen enkele werkdagen uitbetaald.
Verantwoording
De Werkgroep Buurtbudget stelt ieder voorjaar een verantwoording op van het buurtbudget over het voorgaande jaar. Deze verantwoording maakt later deel uit van de verantwoording die de stichting BIAN moet afleggen aan de gemeente. De verantwoording wordt gepubliceerd op deze website en (indien mogelijk) in een van de schriftelijke communicatie-uitingen van de wijk.
Een overzicht van de aanvragen, toekenningen en uitgaven per 22 december 2022 vindt u via deze link.
De verantwoording van het subsidiejaar 2021 vindt u vindt u hier.
